La CAPI 38 et Maarch en collaboration pour la dématérialisation du courrier

La communauté d’agglomération Porte de l’Isère, située en région Auvergne-Rhône-Alpes et dans le département de l’Isère, bénéficie d’un emplacement géographique privilégié.

Avec 22 communes et plus de 107.000 habitants, la CAPI représente le deuxième pôle économique du département.

Dans une démarche d’amélioration des échanges et des délais de traitement des différentes sollicitations des citoyens, la CAPI a décidé de mettre en place un outil de gestion électronique des courriers. Recevant jusqu’à 80 courriers en moyenne par jour, la CAPI a besoin de cet outil pour assurer le suivi des dossiers et des actions mais aussi pour réduire le temps, jugé élevé, consacré à l’enregistrement de ces correspondances.

Pour favoriser l’adhésion au projet, la communauté attendait un produit qui soit facile de prise en main, ergonomique mais surtout un outil fiable garantissant la traçabilité des courriers, affaires, dossiers, etc.

Connu de la communauté d’agglomération, Maarch Courrier a été choisi de par sa notoriété en tant que GEC, mais également car cet outil, libre, promet la pérennité des informations et des documents enregistrés.

Par ailleurs, la couverture fonctionnelle du logiciel, l’expérience ainsi que le savoir faire de l’expert en charge du projet ont été des éléments décisifs dans ce choix.

Depuis novembre 2017, Maarch Courrier est installé et leur permet de traiter le courrier.

Le déroulé du projet

Pour ce projet, le logiciel a été installé tel quel. L’étendue des fonctionnalités est, de par l’ancienneté de la solution logicielle, exhaustive. Autrement dit, il n’y a eu aucune spécificité technique ni fonctionnelle, les fonctionnalités proposées via le produit ont convenu à la CAPI.

Les moyens (organisationnels et matériels) mis à disposition par Maarch ont été déterminants quant à la continuité du projet. En effet, des utilisateurs ont exprimé une certaine réticence lors de l’installation de Maarch Courrier, en souvenir d’un précédent projet qui s’est avéré être un échec.

Les étapes clés de ce projet peuvent se diviser en 3 grandes catégories

Le Conseil

• L’état des lieux
• La validation des circuits
• La création des profils utilisateurs

La Mise en place

• L’installation du logiciel
• La communication sur le projet
• La formation des utilisateurs des services pilotes
• La phase de tests avec les services pilotes
• La formation de tous les utilisateurs
• Le déploiement sur tous les services

Le suivi

• L’évaluation du projet

Le projet en futur

Pour la suite de ce projet, il est planifié que la solution soit mise en place dans une plateforme multi-collectivité qui favorisera la communication et la collaboration de cette dernière.

Une connexion en SSO – Single Sign-On – est également prévue (méthode consistant à un utilisateur de se connecter à plusieurs applications via une seule authentification). Paramétrée en fonction de l’annuaire de chaque collectivité concernée, cette connexion permettra une connexion rapide et donc une augmentation de la productivité.

Enfin, un parapheur électronique sera installé. Il sera principalement utilisé dans le cas des signatures des courriers sortants.

Témoignage

Nous cherchions un outil de dématérialisation du courrier permettant de fluidifier les échanges internes entre services, tout en assurant une traçabilité de l’information.

La solution Maarch Courrier a pleinement répondu à nos attentes avec un niveau de paramétrage nous permettant de modéliser facilement les circuits de validation de notre organisation.

Sur ce projet, nous avons débuté par le traitement du courrier entrant et nous allons progressivement étendre l’utilisation aux flux sortants.

La phase de formation et d’accompagnement a été déterminante pour la réussite de ce projet, et les relations avec les équipes techniques de Maarch ont permis de résoudre et de répondre à nos différentes interrogations.

Après la réussite du projet réalisé pour l’Agglomération, nous reproduisons le modèle sur la ville centre, convaincu que le produit répondra à nos besoins.

Olivier BLANCHET
Chef de Projets de la Direction des Systèmes d’Information Mutualisée