Dans le domaine de la Gestion Électronique de Courrier, la reprise de données constitue une étape essentielle de la migration vers une nouvelle solution. Il ne s’agit pas seulement d’un transfert de fichiers, mais d’un processus bien souvent complexe.

La GEC étant depuis de nombreuses années ancrée dans les esprits, nous sommes sur un marché de renouvellement et Maarch est souvent confronté à cette problématique de reprise d’applications historiques. Cet article présente notre approche et notre méthodologie pour une opération désormais courante dans un projet.

Un contexte de migration incontournable

Dans un écosystème numérique en constante évolution, les solutions de GEC utilisées par les organisations publiques et privées sont soumises à une pression croissante pour s’adapter à de nouveaux standards techniques et fonctionnels. Les outils historiques, souvent figés depuis plusieurs années, deviennent difficiles à maintenir et peinent à répondre aux nouvelles exigences métier. La migration vers des solutions  plus modernes, capable de répondre aux exigences actuelles en matière de performance, d’intégrité des données et de conformité réglementaire, devient donc incontournable.

Dans ce contexte, la reprise de données est un exercice délicat : il ne s’agit pas simplement de déplacer des fichiers d’un point A à un point B, mais bien de préserver  l’intégrité de l’ensemble des métadonnées, des référentiels et des relations internes. Une stratégie rigoureuse est essentielle pour éviter toute perte d’information ou altération de la qualité des données.

La stratégie de reprise pertinence 

Avant de s’engager dans une reprise de données, il est essentiel d’examiner attentivement les alternatives disponibles. En effet, ce type d’opération est souvent complexe, pouvant entraîner des coûts élevés et une charge de travail importante, en fonction du volume de données à traiter et des spécificités des applications sources utilisées.

Les options possibles sont : 

Ne rien faire

“Il n’est pas de problème qu’une absence de solution ne finisse par résoudre…”.

Pour parodier Henri Queuille, il faut toujours se poser la question de ne rien faire.

La stratégie « From Scratch », qui consiste à repartir de zéro, est une solution radicale mais pertinente dans certains contextes. Par exemple, lors d’un changement de gouvernement, la « doctrine républicaine » prévoit l’archivage complet des courriers des équipes sortantes. Ainsi, si l’application en fin de vie permet d’exporter le fonds documentaire, cela constitue une garantie supplémentaire en termes de sécurité et de conservation des données.

La stratégie de conservation de l’application existante en lecture seule peut être une option viable, à condition d’accepter la perte éventuelle des données après quelques années. Cette approche implique de faire face à l’obsolescence du matériel et des systèmes, ainsi qu’aux risques de pannes qui pourraient rendre l’application inutilisable sur une nouvelle infrastructure. L’application est donc maintenue dans sa configuration d’origine, accessible aux agents jusqu’à sa péremption complète. Bien qu’économique et adaptée au court ou moyen terme, cette solution reste toutefois peu pratique pour les utilisateurs au quotidien.

La stratégie de reprise via une base d’archives repose sur le principe que les solutions de transfert sont similaires. Cette stratégie consiste à réaliser une reprise simplifiée dans un environnement distinct de la production, ce qui permet d’éviter les correspondances complexes entre les entités, les types de courriers et les groupes des deux systèmes.

Les courriers sont donc repris et affectés à un utilisateur générique, de type « Archiviste », auquel on s’adresse pour retrouver les documents. Cette approche élimine tout risque de pollution de la base de production, et la reprise peut être réalisée à n’importe quel moment du projet. Très appréciée par nos équipes, cette méthode offre une grande souplesse dans le déroulement du projet, car la reprise des données peut se faire en parallèle, sans bloquer les étapes suivantes. Un autre avantage majeur est que l’environnement technique est constamment à jour et identique à la production, permettant ainsi à la base d’archives de bénéficier d’évolutions techniques sur le long terme.

C’est par exemple la stratégie qu’a choisie le Ministère des Affaires Étrangères pour sa reprise de données.

Si l’étude conclut qu’une reprise en production est nécessaire, voici les grandes étapes à suivre :

Une méthodologie éprouvée pour une reprise réussie

Chez Maarch, nous avons mis au point une stratégie claire et sécurisée pour garantir le succès de la reprise de données :

1. Planification précise

Nous commençons par définir une stratégie de reprise détaillée dans un Dossier de Reprise des Données (DRD). Ce document recense la correspondance entre la base source et la base cible, les modalités de contrôle et le calendrier de migration.

Le transfert des données entre les environnements est également un des points clés de cette phase. C’est pourquoi après le paramétrage de Maarch Courrier en fonction des besoins métiers, nous fournissons au client un tableau de correspondance entre le référentiel Maarch et le référentiel source, laissant au client la responsabilité d’indiquer les correspondances exactes.

2. Préparation rigoureuse

Avant d’entamer le transfert, nous réalisons un comptage précis des données (contacts, utilisateurs, entités…) utilisées pour établir une référence de contrôle. Ce comptage permet de détecter les incohérences et de prévoir des fichiers de rejet en cas d’erreur lors de l’importation vers la base cible.

Une stratégie particulièrement efficace consiste à effectuer la reprise dans une base d’archives dédiée, distincte de l’environnement de production. Ce choix permet de sécuriser le processus en évitant toute perturbation sur le système en exploitation. Les données sont attribuées à un profil type “Archiviste » chargé de centraliser les accès et les demandes de recherche. Cette méthode offre une flexibilité supplémentaire, car la reprise ne constitue pas un jalon bloquant, ce qui lui permet d’être menée en parallèle du reste du projet.

Lorsque la reprise de données s’effectue entre deux solutions présentant un environnement technique identique et à jour, cela permet une mise en production plus rapide. C’est, par exemple, la démarche adoptée par le Ministère des Affaires Étrangères pour la reprise de Neoledge Elise.

3. Transfert sécurisé

Chez Maarch, les injections de données sont systématiquement réalisées via les API REST de la plateforme cible, garantissant ainsi le respect des règles d’intégrité de la base. Lors des exécutions, les rejets sont corrigés et recyclés dans le cadre d’une reprise par indentation, étant traités et conservés au fil de l’eau pour permettre une correction rapide des anomalies.

Les documents repris de façon identique sont versés et indentés par WebServices.            

Un journal global indique le compteur de succès, d’échecs, et le temps d’exécution de la reprise.

Les débits de reprise constatés sur notre environnement SaaS sont de plus de 13.000 courriers/heure (moyenne calculée sur une opération de 250.000 courriers, avec ou sans PJ).

4. Contrôle qualité et validation

Afin de garantir une reprise de données réussie, il est essentiel de mettre en place une validation rigoureuse, combinant vérification technique et fonctionnelle. Cette double validation assure à la fois l’intégrité des données et leur conformité avec les attentes métiers.  

La vérification technique consiste à comparer le nombre exact de documents et les volumes de données échangées entre les systèmes source et cible. Cette analyse est réalisée à la fois par le script de reprise et par la base de données Maarch Courrier, permettant ainsi un contrôle précis de l’intégrité des données.

La vérification fonctionnelle, quant à elle, repose sur un échantillonnage aléatoire de numéros de chrono (10, 20 ou 50), pour permettre une comparaison directe entre les deux applications. Cette étape, plus orientée vers l’utilisateur final, permet d’apporter une garantie supplémentaire quant à la réussite de la reprise, en offrant une validation symbolique qui renforce la confiance des métiers dans la conformité des données reprises. 

Grâce à cette méthode, nous avons atteint une capacité de reprise de plus de 13 000 courriers/heure sur notre environnement SaaS.

Notre expertise nous permet de nous adapter à tous types d’environnements, y compris pour des solutions peu évolutives.

Attention à la confidentialité du processus

Migrer des données comporte toujours des risques, qu’il s’agisse d’un transfert physique ou numérique :

Transfert physique des données : utilisation de support tels que des disques durs ou des clés USB, exposerait les données à des risques de perte ou de vol. Pour éviter cela nous vous recommandons  fortement de privilégier des supports chiffrés et un transport sécurisé 

Transfert numérique : Les connexions VPN ou les plateformes de transfert sécurisées sont pratiques, mais elles doivent être correctement configurées. Car des failles de réseau pourraient être exploitées par des acteurs malveillants.

Intégrité des données : La différence de structure entre la base source et la base cible peut entraîner des erreurs ou des pertes de correspondance. Une préparation minutieuse grâce à  des schémas de données et des règles de conversion est donc essentielle.

Conclusion

Migrer une solution de GEC est un défi technique mais également  stratégique, avec une planification détaillée, une exécution maîtrisée et une validation rigoureuse, le passage vers une nouvelle plateforme peut se faire en toute confiance. Chez Maarch, nous avons l’expérience et les outils pour assurer une transition fluide, tout en garantissant la sécurité et l’intégrité de vos données.

À l’aube de 2025, la transition vers une gestion numérique des courriers et documents administratifs apparaît comme une réponse incontournable aux défis organisationnels des petites collectivités (moins de 5.000 habitants). Cette évolution ne se limite pas à un simple gain de temps et de productivité : elle constitue également un levier stratégique pour offrir un service de meilleure qualité aux citoyens.

Dans ce contexte, Maarch, éditeur français majeur de la gestion électronique des correspondances (GEC), s’impose comme un partenaire clé. En collaboration avec Fast Docaposte, Maarch propose une solution GEC clé en main, spécifiquement conçue pour accompagner les petites collectivités dans leur transformation numérique, leur permettant de relever les défis d’aujourd’hui tout en se préparant à ceux de demain. 

La dématérialisation : un enjeu crucial pour les petites collectivités

Les petites collectivités, souvent définies par des ressources limitées et des infrastructures moins développées que celles des grandes agglomérations, se retrouvent confrontées à des défis spécifiques dans leur gestion administrative. Ces structures, qui regroupent moins de 5.000 habitants, disposent rarement de moyens financiers ou techniques pour adopter des outils numériques avancés. Par exemple, une enquête publiée dans la Gazette des communes de 2014 révélait que plus de 70% de ces petites collectivités ne disposaient pas d’adresse e-mail professionnelle, un chiffre révélateur du retard technologique auquel elles doivent faire face. 

Ce retard a des conséquences directes  : un manque de réactivité dans le traitement des demandes citoyennes, des coûts d’impression et d’envoi postaux disproportionnés par rapport au budget, ainsi qu’une charge administrative pesant lourdement sur des équipes déjà réduites. Pourtant, à une époque où les citoyens attendent davantage de transparence, de rapidité et d’accessibilité de la part des services publics, la transition numérique n’est plus une option, mais une nécessité.

La réponse apportée par Maarch & Fast Docaposte

La dématérialisation, notamment via une solution de GEC, s’impose comme un levier stratégique pour répondre à ces enjeux. Elle permet de centraliser toutes les informations dans un système sécurisé et facilement accessible, éliminant les inconvénients des processus manuels et de papier.

Un impact direct sur votre gestion quotidienne

• Réduction des délais de traitement: les courriers entrants et sortants sont centralisés et traités en temps réel, permettant une réactivité accrue face aux demandes des citoyens. 
• Simplification des tâches administratives  : l’automatisation des processus réduit les erreurs humaines et libère les équipes pour des missions à plus forte valeur ajoutée. 
• Réduction des coûts : les dépenses liées à l’impression, à l’envoi postal et à l’archivage physique sont drastiquement diminuées, permettant de réallouer des budgets vers des projets structurants. 

Les bénéfices concrets pour les petites collectivités

La solution GEC clé en main , développée par Maarch en partenariat avec Fast Docaposte, répond aux besoins spécifiques des petites collectivités avec des fonctionnalités conçues pour maximiser l’efficacité tout en respectant les contraintes budgétaires et techniques. 

• Signature électronique intégrée : pour signer à valeur probante tous vos courriers Départ. 
• Efficacité opérationnelle: les flux documentaires sont rapidement triés et transmis, favorisant une meilleure relation entre les citoyens et  les administrations. Une petite commune de 2 500 habitants a ainsi pu réduire de 30 % le temps de traitement des courriers, augmentant la satisfaction des administrés. 
• Réduction des coûts : une gestion numérique permet de réaliser des économies significatives. Par exemple, une mairie économise plusieurs milliers d’euros par an en optant pour la dématérialisation des convocations municipales.
• Sécurité et conformité : les solutions GEC garantissent la protection des données sensibles et la conformité aux exigences du RGPD, renforçant la confiance des citoyens dans leurs institutions locales.
• Archivage optimisé : les outils de classement et de recherche permettent de retrouver un document en quelques secondes, contre plusieurs minutes auparavant.
• Un tarif étudié : pas plus de 2.000 € de mise en route et 2.000 € de souscription annuelle ! 

Une transition accessible pour tous

Avec Maarch, les petites collectivités disposent d’une solution adaptée à leurs moyens, facile à déployer et à prendre en main. Notre approche repose sur une compréhension des défis spécifiques des communes de proximité, leur offrant un accompagnement complet, de l’installation au suivi post déploiement.

Maarch : l’allié stratégique des collectivités locales

Maarch s’impose comme un acteur de référence dans l’édition de solutions GEC. Fort de son partenariat avec Fast Docaposte, l’entreprise propose des outils fiables et adaptés, spécifiquement conçus pour répondre aux besoins des petites collectivités.

La solution GEC de Maarch à destination des petites collectivités se distingue par sa simplicité d’utilisation. Grâce à une interface intuitive, les utilisateurs peuvent rapidement maîtriser l’outil sans avoir besoin de compétences informatiques avancées. Elle assure un accompagnement complet durant votre transition numérique, garantissant une adoption fluide et efficace. Que ce soit pour la mise en place du système, la formation des équipes ou l’assistance au quotidien, nous vous accompagnons pour maximiser l’adoption de la solution et assurer son efficacité sur le long terme.

Un projet de transformation qui a su rebondir après des débuts difficiles

Après un démarrage semé de défis et d’ajustements, le projet de l’Académie de Lille a su rebondir en capitalisant sur l’expérience acquise. En repensant son approche avec son partenaire Maarch et en déployant la solution Maarch Courrier, l’Académie a non seulement optimisé ses processus, mais aussi renforcé l’accompagnement de ses équipes. Ce partenariat stratégique lui a permis de surmonter les obstacles initiaux et d’évoluer vers une solution pérenne, performante et parfaitement adaptée à ses besoins.

Cette nouvelle dynamique s’est appuyée sur une collaboration étroite entre les différents acteurs impliqués, facilitant l’appropriation des outils et des méthodes. Une communication fluide et la mise en application des recommandations fournies par les équipes techniques de Maarch ont contribué à affiner les processus, assurant ainsi une mise en œuvre plus harmonieuse. C’est en 2020, sous l’impulsion du secrétaire général chargé de la transformation et du secrétariat général et du cabinet, que le projet a pris un nouvel essor avec l’adoption de la solution Maarch Courrier.  Aujourd’hui, ce projet illustre comment un échec initial peut être transformé en un levier d’amélioration et d’innovation, aboutissant à une transformation réussie et durable.

Déploiement et adoption : une solution sur mesure pour l’académie de Lille

L’ académie a opté pour un déploiement en On-premise (en local)  afin de suivre précisément et de faciliter son intégration au sein des structures qui la composent. Ce choix stratégique leur a permis de s’adapter aux spécificités du projet, des métiers et des services impliqués tout en garantissant une mise en œuvre fluide et maîtrisée.

Utilisation actuelle : simplicité et efficacité

Aujourd’hui, le système est principalement utilisé pour gérer les parapheurs, un outil essentiel pour fluidifier les processus de validation et de visas et signatures. L’une des particularités de cette solution réside dans son approche intuitive : les utilisateurs ne ressentent pas la hiérarchie complexe de l’organisation dans la réalisation de leurs missions. Ils sont directement positionnés dans leur entité, ce qui simplifie l’expérience et leur permet de se concentrer sur leurs tâches sans s’enliser dans des structures trop lourdes.

À ce jour, L’académie de Lille compte  81 entités et 725 utilisateurs. Elle a déjà traité 7 000 parapheurs en deux ans. Une progression spectaculaire, sachant que plus de 1 300 parapheurs ont déjà été enregistrés rien qu’en janvier 2025. Ces chiffres témoignent d’une adoption rapide et d’une réelle satisfaction des utilisateurs.

Gestion des documents : flexibilité et autonomie

Une fois le parapheur finalisé, les services téléchargent les pièces et les classent selon leurs propres critères. Cette flexibilité permet à chaque entité de conserver ses archives, ses méthodes de travail tout en bénéficiant des avantages de la dématérialisation.

Afin de rendre la solution toujours plus performante, des mises à jour sont effectuées en continu.  La version 23.0.1 de la solution est actuellement en production et fonctionne de manière efficiente. L’académie de Lille s’apprête à déployer la version 24 de Maarch Courrier qui introduit une nouvelle interface du parapheur électronique et offrant une personnalisation avancée du processus de signature actuel. Cette mise à jour marque une évolution majeure du système.

Une solution évoluant avec l’intégration et la mutualisation des compétences.

L’académie de Lille partage avec la Région Académique des Hauts-de-France certaines compétences régionales, notamment dans les domaines de l’immobilier, de la formation et du support. Cette collaboration renforcée permet une meilleure coordination et une utilisation optimale des ressources et de l’outil à ces niveaux.

Le déploiement de Maarch au sein de l’académie de Lille et de la Région Académique des Hauts-de-France est un exemple réussi d’intégration d’une solution technologique dans un environnement complexe. Grâce à une approche pragmatique, centrée sur les besoins des utilisateurs et à une gestion rigoureuse des évolutions techniques, le projet a su gagner la confiance des équipes et s’imposer comme un outil indispensable au quotidien. Avec des chiffres en constante progression et des possibilités toujours aussi performantes, l’avenir s’annonce prometteur.

Clés du succès

Un des piliers du succès de ce projet repose sur la structuration des workflows et l’accompagnement sur mesure de chaque service. Plutôt que d’imposer une solution standardisée, l’équipe a pris le temps d’étudier les besoins spécifiques de chaque entité afin d’adapter l’outil en conséquence. Cette approche personnalisée a instauré un climat de confiance et facilité l’adoption du système par les utilisateurs.

Une formation adaptée aux profils des utilisateurs

Pour garantir une prise en main efficace, un programme de formation ciblé a été mis en place :

• Gestionnaires  : formation consacrée à la gestion des parapheurs (édition et réception). Destinée principalement aux chefs de secrétariat, elle leur permet de centraliser et de superviser les flux documentaires.
• Utilisateurs  : formation axée sur la compréhension de la logique du système et la consultation des parapheurs visés et signés. Cette transparence permet d’anticiper les étapes suivantes et d’assurer un suivi efficace.
• Signataires  : formation simplifiée pour optimiser leur expérience en se concentrant sur une unique bannette. Elle leur permet de gérer leurs tâches et de signer les documents sans se perdre dans des fonctionnalités superflues.

Une solution souple et adaptative

Contrairement à de nombreux outils rigides, ce système reste flexible et s’adapte aux habitudes et aux pratiques des utilisateurs. Cette souplesse a été essentielle pour assurer une transition en douceur.

Le workflow a été conçu pour s’adapter aux processus propres à chaque service tout en maintenant une cohérence globale. L’organigramme a été modulé afin d’optimiser la gestion des workflows et de faciliter la prise en main.

Une innovation majeure a été d’intégrer le secrétariat en amont du processus de validation. Ainsi, les secrétariats peuvent visualiser et gérer les parapheurs de leur service ainsi que ceux des entités sous leur responsabilité avant qu’ils ne soient soumis aux décideurs. Cette adaptation a considérablement allégé la charge de travail des équipes administratives et amélioré l’efficacité globale du processus.

En résumé, ce projet a su allier innovation et humain en plaçant les utilisateurs au cœur de la démarche. Grâce à un accompagnement individualisé, des procédures flexibles et un workflow modulable, chaque service a pu s’approprier l’outil à son rythme, tout en conservant ses méthodes de travail. Cette philosophie a non seulement facilité l’adoption, mais aussi renforcé l’efficacité et la collaboration entre les équipes. Une belle preuve que la réussite d’un projet passe avant tout par l’écoute et l’adaptation aux réalités du terrain.

Bénéfices et retours

L’adoption de Maarch a apporté des améliorations notables dans le quotidien des utilisateurs. Parmi les principaux avantages, on note :

• La disparition des piles de parapheurs physiques, libérant ainsi de l’espace et réduisant le risque de perte de documents.
• Une meilleure traçabilité des parapheurs, avec la possibilité d’édition en ligne et un suivi en temps réel.
• Une simplification globale des processus administratifs grâce à la dématérialisation.

Les retours des utilisateurs sont largement positifs. Ils apprécient particulièrement la disparition des parapheurs papier, qui améliore leur efficacité et leur confort de travail. La simplicité d’utilisation du système est également un point fort, rendant la transition vers le numérique plus naturelle et intuitive.

Perspectives

L’académie de Lille entre dans une phase clé avec la validation et le déploiement de la version 24, une étape essentielle. Cette mise à jour renforce ainsi l’efficacité et la sécurité des processus.

Dans le même temps, une extension des fonctionnalités est à l’étude.

L’objectif ? Optimiser la circulation des flux des correspondances tout en respectant la logique de paramétrage déjà existante. Cette évolution s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue et d’adaptabilité aux besoins. L’intérêt manifesté pour cette extension souligne son importance et sa pertinence pour les acteurs concernés. Une opportunité stratégique à saisir pour renforcer encore davantage la performance du système.

Ce qui a fait la différence jusqu’ici ? Un déploiement rapide en On-Premise et une approche résolument centrée sur les utilisateurs et les métiers. Plutôt que d’imposer un outil rigide, l’accent a été mis sur un accompagnement personnalisé, service par service, afin de s’adapter aux réalités de chacun.

Quant aux procédures, elles n’ont pas été enfermées dans le logiciel, mais laissées à la discrétion des équipes, respectant ainsi leurs habitudes tout en modernisant leurs pratiques.

Aujourd’hui, le projet est un succès, et la leçon est claire : pour réussir une transformation, il ne suffit pas d’avoir une bonne technologie. Il faut aussi écouter, accompagner et s’adapter. Une belle preuve que, même après des échecs, il est possible de rebondir et de construire quelque chose de solide et durable.